La función principal de una empresa comercial, consiste en comprar productos, para luego revenderlos obteniendo un beneficio.
A través, de las operaciones de compra-venta, el comprador o cliente, adquiere un bien o servicio, a un vendedor o proveedor a cambio de una contraprestación económica.
En estas operaciones se van a generar una serie de documentos, de los cuales, algunos sin ser obligatorios, es aconsejable realizar para un mayor control por parte de los departamentos implicados en todo este proceso ( Departamento Comercial, Departamento de Compras y Ventas, Departamento de Facturación, Almacén, etc.).
El proceso documental que se genera es el que se muestra en la imagen:
PEDIDO - NOTA DE PEDIDO:
Es el documento que emite el comprador,en el cual se reflejan los productos o servicios que necesita del vendedor.
A veces, interviene un representante comercial de la empresa vendedora, que es quien facilita y completa el impreso de pedido.
ALBARÁN:
Es el documento que emite el vendedor, una vez que ha recibido el pedido del comprador y preparado la mercancía para su entrega. El albarán también llamado nota de entrega, ha de ser firmado por la persona responsable de recepcionar la mercancía una vez la haya comprobado, por tanto este documento va a servir como justificante de entrega del pedido.
FACTURA:
Es el documento que justifica legalmente la operación de compra-venta. El proveedor/vendedor es quién emite la factura al cliente/comprador, basándose en los datos del albarán anteriormente firmado por el comprador.
Este documento es obligatorio y viene regulado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
Otro documento más sencillo que se utiliza para justificar el pago de una compra, es el recibo. Lo emite el vendedor al comprador y al igual que los anteriores documentos, se emite por duplicado o triplicado según corresponda.
