El uso de la tecnología en la oficina (ordenadores, sistemas de almacenamiento, escaner...), ha supuesto un gran número de ventajas en cuanto al archivo de la información.
La información de clientes y proveedores, se guardan en bases de datos, que nos permiten acceder de forma rápida, relacionar y cruzar sus datos, así como hacer consultas, crear informes, entre otras funciones.
Cada empresa sigue un método de archivo, en función de el volumen de datos y tipo de información que maneje. La organización y registro de su archivo puede ser: diario, semanal o mensual.
Existen una serie de TECNICAS DE GESTIÓN DE ARCHIVO que posibilitarán la rápida localización de la información así como su conservación a lo largo del tiempo. Estas técnicas son:
- SEGUIMIENTO: Recepción, registro, distribución, archivo, codificación y clasificación.
- ALMACENAMIENTO: espacios habilitados para guardar la documentación.
- CONSERVACIÓN: Se ha de llevar un mantenimiento y control de las instalaciones, adoptar medidas preventivas y controlar el acceso a personas autorizadas.
- ACCESO Y ENTREGA: en cuanto a la posibilidad de consultar esa documentación.
- EXPURGO: Consistirá en la limpieza del archivo, dejando aquellos documentos que siguen siendo útiles y destruyendo aquellos que ya no lo son.
No hay que olvidarse de la importancia de mantener unos sistemas de seguridad y confidencialidad en cuanto al tratamiento de datos. Para ello existe la LOPD (Ley orgánica de protección de datos) que clasifica la información confidencial en niveles.
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