¿CÓMO ORGANIZO TODA ESTA DOCUMENTACIÓN?
La organización del archivo implica, en primer lugar; ver con qué tipo de documentos se cuenta y después proceder a clasificarlos y ordenarlos en función de unos criterios o requisitos:
- Siguiendo las pautas que ya están establecidas (metódica). Cada empresa cuenta con su propio sistema de ordenación. Es algo personal.
- Ha de ser planificada y conocida por los trabajadores de la empresa.
- Ha de ser constante, ya que conforme nazca el documento, ha de dedicarse un tiempo a lo largo de la jornada para el archivo.
- Ha de ser una organización, eficaz, adecuada, de tal forma que acceder a ella para su consulta sea sencillo.
Para que la tarea de archivar de forma organizada, nos resulte más fácil, existen gran variedad de materiales como son:
- Cajas de archivo (de cartón o plástico)
- Archivadores (siendo los más comunes los AZ)
- Bandejas (de cartón, plástico, metálicas, etc)
- Carpetas (simples, con sujeción, en suspensión)
- Materiales auxiliares ( fichas, pósit, guías, etiquetas, etc)
- Mobiliario (estanterías, armarios de oficina, etc)
Todos estos materiales permitirán que los documentos se localicen fácilmente además de conservarse en buen estado.
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