En una empresa se recibe y genera correspondencia a diario, que hace necesario que un departamento, generalmente el de recepción, se encargue de recibirlo, seleccionarlo, distribuirlo entre los distintos departamentos de la empresa así como verificar, tramitar y expedir el correo que le llegue de esos departamentos.
Cada empresa llevará la gestión de correspondencia de forma diferente, ya que presenta una serie de ventajas como son:
- Se evita que la correspondencia se extravíe.
- Se lleva un control de toda la correspondencia que entra y sale a la empresa.
- Se distribuye y tramita correctamente.
- Permite la localización rápida del correo.
Tanto en la recepción como salida de la correspondencia se siguen unas pautas, como se muestra en la siguiente imagen:
Las comunicaciones escritas, es la herramienta que suelen utilizar las empresas para comunicarse tanto a nivel interno como externo con trabajadores, clientes, proveedores, bancos, etc. por ello es muy importante tener en cuenta una serie de aspectos para su correcta elaboración. A través de la correspondencia la empresa va a transmitir una imagen:
- Se ha de identificar claramente al remitente.
- Cuidar la redacción de cada documento, estructura, vocabulario, formalismos, etc.
- Se recomienda hacer una copia digital o guardar una copia.
- Cada documento ha de ir firmado por su responsable de su propia mano o por firma digital.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La confidencialidad es la garantía de que la información y los datos que una persona o empresa posee no van a ser expuestos a personas no autorizadas.
Los motivos por los que es necesaria la confidencialidad son:
- Por exigencia legal; hay leyes y normas que hacen referencia a la confidencialidad tanto a nivel nacional, como europeo e internacional que se han de cumplir.
- Por firma de cláusulas de confidencialidad en los contratos; entre empresas y trabajadores, o entre empresas en sus relaciones comerciales.
