(AyC). TEMA 4: ARCHIVOS INFORMÁTICOS Y DOCUMENTOS BÁSICOS

El uso de la tecnología en la oficina (ordenadores, sistemas de almacenamiento, escaner...), ha supuesto un gran número de ventajas en cuanto al archivo de la información.

La información de clientes y proveedores, se guardan en bases de datos, que nos permiten acceder de forma rápida, relacionar y cruzar sus datos, así como hacer consultas, crear informes, entre otras funciones.

Cada empresa sigue un método de archivo, en función de el volumen de datos y tipo de información que maneje. La organización y registro de su archivo puede ser: diario, semanal o mensual. 

Existen una serie de TECNICAS DE GESTIÓN DE ARCHIVO que posibilitarán la rápida localización de la información así como su conservación a lo largo del tiempo. Estas técnicas son:

• SEGUIMIENTO: Recepción, registro, distribución, archivo, codificación y clasificación.
• ALMACENAMIENTO: espacios habilitados para guardar la documentación.
• CONSERVACIÓN: Se ha de llevar un mantenimiento y control de las instalaciones, adoptar medidas preventivas y controlar el acceso a personas autorizadas.
• ACCESO Y ENTREGA: en cuanto a la posibilidad de consultar esa documentación.
• EXPURGO: Consistirá en la limpieza del archivo, dejando aquellos documentos que siguen siendo útiles y destruyendo aquellos que ya no lo son.

No hay que olvidarse de la importancia de mantener unos sistemas de seguridad y confidencialidad en cuanto al tratamiento de datos. Para ello existe la LOPD (Ley orgánica de protección de datos) que clasifica la información confidencial en niveles.

TEORÍA: TEMA 4 ARCHIVOS INFORMÁTICOS

(TAB) TEMA 3: LA COMUNICACIÓN

La COMUNICACIÓN es el proceso por el que los individuos interaccionan entre sí. A través de la comunicación se trasmite información de unas personas a otras. De aquí la importancia de que ésta sea eficaz, especialmente en el ámbito empresarial.

La comunicación en la empresa tiene una serie de objetivos como son: crear cultura organizacional, coordinar las acciones empresariales, mejorar la imagen de la empresa, evitar rumores...entre otros.

• Elementos de la comunicación:

• Barreras en la comunicación:

No siempre la comunicación se da de forma correcta, ya que en su transmisión intervienen algunos factores o barreras que la distorsionan, haciendo que el mensaje no llegue de la forma adecuada al receptor. Algunas de estas barreras son: ambientales o físicas, semánticas, fisiológicas, psicológicas o interpersonales y burocráticas o administrativas.

• Tipos de comunicación:

Tanto en empresas como en la Administración, existen distintos niveles de comunicación:

- A nivel interno: la comunicación tiene su origen y destino en la misma organización u entidad, produciéndose entre departamentos. Algunas de estas comunicaciones internas son:

• Según el flujo de la información: verticales - transversales.
• Según la naturaleza de las comunicaciones: formales - informales.
• Según el medio de transmisión: verbales(orales y escritas) - No verbales.

Los diferentes tipos de documentos que podemos encontrar son: manual de empleado, memorando o nota interna, circulares internas, sugerencias y quejas, notas informativas, encuestas, informes, actas, cartelería, encuestas, tablón de anuncios y documentación oficial (oficio y circular).

Cada tipo de documento tiene una estructura específica y ha de seguir unas reglas de elaboración. El documento más importante a nivel empresarial es la carta comercial.

EJERCICIOS DE REPASO PUNTOS 1 Y 2

EJERCICIOS DE REPASO PUNTOS 3 Y 4

(ABOF) TEMA 3: CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico o e-mail, hoy día es un medio de comunicación que nos permite comunicarnos fácilmente desde cualquier dispositivo móvil u ordenador.

Existen diferentes tipos de proveedores de correo web y diferentes tipos de cliente de correo electrónico.  !!Cuidado!! no son los mismo).

Una vez que hemos configurado nuestra cuenta de correo, cuyos elementos son la dirección y contraseña (compuesta por un nombre de usuario y dominio), podremos:

-  Enviar y recibir mensajes con archivos adjuntos (imágenes, audios, vídeos, etc.).

-  Elegir los destinatarios a quienes enviar el mensaje.(Para, CC, CCO).

-  Configurar el aspecto de la pantalla principal del correo electrónico.

- Realizar diversa) acciones con los correos recibidos ( responder al remitente, a todos, reenviar el mensaje, etc.

- Organizar y archivar los distintos mensajes que se reciben en diferentes carpetas o etiquetas ( carpetas personalizadas, borradores, Spam y papelera).

- Aplicar filtros o reglas de correo que permitan organizar los mensajes recibidos.

Como en cualquier medio de transmisión de la información, han de tomarse medidas de confidencialidad y seguridad, comenzando por el establecimiento de una contraseña segura que evite la intrusión de otros usuarios.

TEMA 3: CORREO ELECTRÓNICO

(AyC) TEMA 3: LA ENCUADERNACIÓN

La encuadernación es la actividad que consiste en unir una serie de hojas, documentos, etc. para formar una unidad. 

Las técnicas que existen de encuadernación son:

• Grapado
• Encuadernación térmica
• Espiral, doble espiral o canutillo.             
• Cosido de cubierta
• Fastener o tornillo...etc.

En cuanto a las herramientas que se necesitan para la encuadernación; encontramos:

- Herramientas de corte: Guillotinas y cizallas (las hay de diversos tipos )

- Herramientas para taladrar y perforar: Perforadoras (de una broca, o varias, eléctricas, etc)

- Plastificadoras.

- Destructoras.

Los materiales que se pueden utilizar para la encuadernación son: 

• Papel (offset, estucado, ecológico)
• Cubiertas de tela
• Cartón
• Papel de arroz, vegetal o papel kraft
• Laminado
• Cubierta de PVC

En la encuadernación, como en otras actividades de oficina, también se producen residuos, algunos considerados peligrosos. Por tanto hay que llevar a cabo una serie de medidas de seguridad en cuanto a su utilización, eliminación y reciclado.

1. EJERCICIOS TEMA 3

2. EJERCICIOS REPASO TEMA 3

(ABOF) EXCEL: PARTE I

En el siguiente enlace podréis descargar el documento donde se recogen todos aquellos conceptos básicos para iniciarse en la confección de Hojas de Cálculo en EXCEL.

EXCEL: HOJAS DE CÁLCULO I

La segunda parte, la dedicaremos exclusivamente; al conocimiento de funciones, muy útiles para confeccionar trabajos y documentos típicos del área administrativa, como son facturas, albaranes, pedidos, etc. 

EXCEL: HOJAS DE CÁLCULO II

(AyC) TEMA 2: EL ARCHIVO Y SU GESTIÓN

¿CÓMO ORGANIZO TODA ESTA DOCUMENTACIÓN?

La organización del archivo implica, en primer lugar; ver con qué tipo de documentos  se cuenta y después proceder a clasificarlos y ordenarlos en función de unos criterios o requisitos:

• Siguiendo las pautas que ya están establecidas (metódica). Cada empresa cuenta con su propio sistema de ordenación. Es algo personal.
• Ha de ser planificada y conocida por los trabajadores de la empresa.
• Ha de ser constante, ya que conforme nazca el documento, ha de dedicarse un tiempo a lo largo de la jornada para el archivo.
• Ha de ser una organización, eficaz, adecuada, de tal forma que acceder a ella para su consulta sea sencillo.

Para que la tarea de archivar de forma organizada, nos resulte más fácil, existen gran variedad de materiales como son:

• Cajas de archivo (de cartón o plástico)
• Archivadores (siendo los más comunes los AZ)
• Bandejas (de cartón, plástico, metálicas, etc)
• Carpetas (simples, con sujeción, en suspensión)
• Materiales auxiliares ( fichas, pósit, guías, etiquetas, etc)
• Mobiliario (estanterías, armarios de oficina, etc)

Todos estos materiales permitirán que los documentos se localicen fácilmente además de conservarse en buen estado.

VIDEO-RESUMEN DE LA UNIDAD DE TRABAJO

APUNTES: ARCHIVO Y SU GESTIÓN

ACTIVIDAD 1. TEMA 2: EL ARCHIVO, TIPOS, FUNCIONES Y ORGANIZACIÓN

ACTIVIDAD 2. TEMA 2: EL ARCHIVO. MATERIALES Y EQUIPOS DE ARCHIVO

(ABOF) TEMA 2: TRABAJAR EN ENTORNO REDES

A lo largo de esta unidad de trabajo, estudiaremos de una manera sencilla y práctica lo que es una red informática, los componentes necesarios para su instalación y los distintos tipos y topologias de redes que hay.

Partiendo del desarrollo de la red más sencilla (PAN) , la de nuestro hogar, por ejemplo; pasaremos a analizar la red de redes, World Wide Web (red informática mundial) o Internet:

• Ventajas e inconvenientes de su uso.
• Conceptos: navegador, buscador, hosting, cloud, protocolo, IP, etc
• Herramientas on-line

Además, hablaremos de Intranet y Extranet como redes locales privadas; dada su gran expansión sobre todo en el ámbito empresarial o en el ámbito de la educación. Conectan a miembros de una misma organización así como a socios, clientes, proveedores...estableciendo diferentes niveles de acceso a la información.

APUNTES TEMA 2 : TRABAJAR EN ENTORNO REDES

📌 ¿TE HAS PREGUNTADO ALGUNA VEZ;  PORQUÉ LA DIRECCIÓN DE UNA PÁGINA WEB (URL) TIENE DETERMINADO FORMATO?

Cuando queremos acceder a cualquier página web para ver su contenido, tenemos que introducir en el navegador (Google, Chrome; Firefox, etc) la dirección de esa página para que el navegador la entienda y nos conduzca hasta ella.

La URL estará formada por: 

protocolo o método de acceso://servidor/documento

Por ejemplo: http://www.todofp.es, se compone de:

• http://www: nos indica que estamos utilizando el servicio hipertexto (http) de la red (www).
• todofp: nos indica a quién pertenece la página
• es: indica el dominio en que está situada la página. En este caso página domiciliada en España por ser ".es".

Algunos dominios más frecuentes son:

.com : indica que se trata de una organización comercial

.edu: institución educativa

.net: servicios relacionados con internet

.org: institución no gubernamental

.gov: entidad del gobierno

.eu: página domiciliada en la Unión europea